Caso de éxito: Plan B Immigration

Nuestro objetivo es transformar la manera en que las empresas operan, ayudándolas a optimizar sus procesos y a ser más eficientes en su día a día. Trabajamos para lograr metas alcanzables y concretas, capaces de contribuir en el éxito de los clientes que nos eligen.

A continuación, conoce uno de nuestros casos de éxito más destacados, el de Plan B Immigration, una empresa que logró simplificar y agilizar la gestión de sus operaciones gracias a nuestra experiencia en implementaciones estratégicas y personalización en HubSpot. 

¿Qué es Plan B Immigration?

Plan B Immigration es una empresa que se dedica a ofrecer soluciones personalizadas para personas que desean migrar o trabajar en el extranjero. Con un enfoque en brindar asesoramiento especializado en procesos de inmigración, su misión es facilitar el camino de sus clientes a nuevas oportunidades internacionales, principalmente, en Canadá. 

La empresa maneja un volumen significativo de prospectos y clientes, lo que requiere una gestión eficiente y organizada de los contactos para asegurar que cada uno de ellos reciba el soporte adecuado en todas las etapas del proceso de inmigración.

¿Cómo colaboramos con ellos?

El desafío principal que enfrentamos fue la necesidad de crear un portal del cliente eficiente y funcional para Plan B. Este portal debía centralizar la gestión de los múltiples procesos migratorios de los clientes, permitiendo un acceso fácil y seguro a formularios personalizados, documentación relevante y estados actualizados de sus trámites. 

Además, el sistema debía garantizar la integración con HubSpot para automatizar tareas, mejorar la experiencia del usuario y optimizar la comunicación entre el equipo y los aplicantes.

El portal del cliente: una solución a medida

El portal del cliente fue diseñado para ser un espacio privado, accesible únicamente mediante una invitación previa y un registro. Este recurso digital abarcó todo el proceso desde la venta inicial hasta la obtención de la visa, con las siguientes funcionalidades clave:

Gestión de información personal y documental
Los clientes podían confirmar y actualizar sus datos, así como adjuntar archivos necesarios para su aplicación de visa.

Una pestaña dedicada les permitía dar seguimiento en tiempo real al estado de su aplicación y conocer los pasos a seguir.

Soporte y consultas centralizadas
Se integró un sistema de tickets que permitía a los clientes realizar consultas directamente desde el portal.

Una página de contacto mostraba información importante sobre su caseworker, incluyendo datos de contacto para una comunicación fluida.

Capacitación y recursos educativos
El portal incluía una sección de tutoriales con videos personalizados según el tipo de visa del cliente, ofreciendo guías paso a paso para completar la información requerida.

Servicios complementarios
Una pestaña especial permitía a los clientes solicitar nuevos productos y servicios, como traducciones o clases de inglés, ampliando las oportunidades de venta cruzada.

Automatizaciones para una experiencia ágil y personalizada

El portal, desarrollado completamente en HubSpot, maximizó las capacidades de la plataforma al integrar una serie de automatizaciones que hicieron del proceso algo más eficiente y fluido:

Notificaciones automáticas: los usuarios recibían notificaciones en cada etapa cumplida, con pasos claros a seguir. De manera interna, el caseworker también era alertado para dar seguimiento oportuno.

Validación de datos: workflows automáticos verificaban la información ingresada, asegurando la precisión y consistencia de los datos.

Pipeline y lead nurturing: se desarrolló un pipeline completamente automatizado que facilitó la gestión de cada caso. Adicionalmente, un sistema de lead nurturing acompañaba a los clientes en cada etapa del proceso, ofreciendo información y recursos relevantes.

Los resultados obtenidos

Gracias a esta solución personalizada, Plan B Immigration logró:

• Reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas manuales.

• Mejorar la precisión en la gestión de datos y documentos.

• Incrementar la satisfacción del cliente gracias a una experiencia más transparente y personalizada.

• Generar nuevas oportunidades de ingresos a través de la venta de servicios complementarios.

El caso de éxito de Plan B Immigration es un ejemplo claro de cómo ayudamos a las empresas a transformar sus procesos y mejorar la experiencia del cliente a través de soluciones innovadoras y personalizadas. 

Si buscas optimizar la forma en que tu empresa gestiona su información y ofrece servicios, en Ploy contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para llevar tu negocio al siguiente nivel.