Caso de éxito DocuSign: gestión de pagos eficiente

La eficiencia en la gestión de pagos y documentos es fundamental para cualquier empresa que busque optimizar su flujo de trabajo. 

En este caso de éxito, te contamos cómo en Ploy desarrollamos una solución híbrida que integra DocuSign, Stripe y HubSpot, permitiendo a nuestro cliente mejorar el proceso de firma de documentos con pagos obligatorios, automático.

¿Qué es DocuSign?

DocuSign es una plataforma de firma electrónica que permite a las empresas enviar, firmar y gestionar documentos de manera segura y rápida desde cualquier lugar. Su sistema de firmas electrónicas y documentos digitales agiliza procesos empresariales críticos, evitando la necesidad de impresiones, envíos físicos y otros aspectos burocráticos tradicionales. 

Con DocuSign, las empresas pueden enviar documentos como contratos, acuerdos y formularios para que sean firmados digitalmente, obteniendo confirmaciones inmediatas. Además, permite integrar métodos de pago, haciendo posible que las transacciones vinculadas al documento se realicen directamente durante el proceso de firma.

¿Qué hicimos con DocuSign?

En Ploy, vimos la oportunidad de mejorar la integración entre HubSpot y DocuSign, integrando también Stripe en el proceso, para brindar una solución completa de gestión de pagos y documentos. 

¿Qué necesitaba nuestro cliente? 

La necesidad principal de nuestro cliente era que los pagos realizados por los usuarios en documentos enviados por DocuSign quedaran reflejados dentro de los registros de HubSpot, específicamente en los negocios relacionados con cada cliente. Sin embargo, las integraciones nativas entre HubSpot y DocuSign no permitían hacer esta asociación de manera automática y en un solo flujo.

Para superar estas limitaciones, desarrollamos una aplicación híbrida que integra DocuSign, Stripe y HubSpot. 

Esta solución detecta automáticamente los sobres de DocuSign que contienen elementos de pago de Stripe y extrae los detalles del pago para almacenarlos en HubSpot. La información extraída incluye el monto, recibo, fecha y demás detalles del pago realizado, lo cual es útil para llevar un registro preciso de las transacciones y centralizar la información en un solo lugar.

Paso a paso: la integración

El proceso que desarrollamos incluye varios elementos para garantizar que el flujo de pagos sea eficiente, sin interrupciones y fácil de rastrear. 

Creación de propiedades de sincronización en HubSpot: primero, creamos una propiedad de sincronización en los negocios de HubSpot desde los cuales se enviaban los documentos a firmar mediante DocuSign. Esta propiedad hacía referencia al ID del negocio en HubSpot, el cual luego fue registrado como una propiedad personalizada en los documentos de DocuSign. Esto fue fundamental para conectar el documento con el negocio de HubSpot y asegurar que cada pago realizado quedará vinculado al cliente adecuado.

Botones de pago en DocuSign: agregamos botones de pago en los documentos de DocuSign, lo cual establecía que, para completar la firma, el cliente debía realizar el pago correspondiente. Esto garantizaba que, para ciertos documentos importantes como contratos, el proceso de firma no estaría completo hasta que el cliente hiciera el pago solicitado.

Configuración de Webhooks en DocuSign: configuramos un webhook en DocuSign para enviar los documentos desarrollados a un servicio por nuestro equipo. Este servicio procesaba los documentos firmados y nos permitía recibir tanto la propiedad personalizada de sincronización (el ID del negocio de HubSpot) como los detalles del pago (paidIntent) generado en Stripe. Esto automatizó la recepción de información y permitió que el flujo de datos fuera continuo y sin intervención manual.

Uso de la API de Stripe para obtener datos del pago: una vez recibido el PaymentIntent desde DocuSign, utilizamos la API de Stripe para extraer todos los datos de la transacción, como el monto, la moneda, el recibo del pago y la fecha. Esta información luego se transferiría automáticamente al negocio correspondiente en HubSpot, utilizando el ID del negocio que recibimos como propiedad personalizada de DocuSign.

El resultado final

Gracias a esta integración, nuestro cliente logró automatizar un proceso complejo y mejorar la gestión de pagos y documentos en un solo flujo. Ahora, los pagos realizados a través de Stripe, vinculados a los documentos firmados en DocuSign, se registran automáticamente en los negocios de HubSpot, permitiendo:

• Visibilidad total de transacciones: todos los pagos están centralizados en HubSpot, lo que facilita el seguimiento de las transacciones de cada cliente.

• Reducción de errores manuales: la automatización minimiza la intervención manual, lo que reduce errores y asegura que los datos de pago sean precisos.

• Mayor control de proceso de firma y pago: la empresa puede establecer pagos obligatorios en ciertos documentos, como contratos, lo que facilita un proceso de firma seguro y garantiza la recepción de pagos antes de completar la transacción.

• Optimización del tiempo y recursos: el equipo ya no necesita verificar manualmente los pagos y asociarlos a cada negocio, ya que todo se realiza automáticamente.

En Ploy, somos expertos en diseñar integraciones a medida para que nuestros clientes puedan aprovechar al máximo las herramientas digitales. Además de DocuSign, trabajamos con otras integraciones para que el flujo de trabajo de cada empresa sea eficiente y esté completamente centralizado.

Nuestra experiencia en automatización y CRM nos permite entender y adaptarnos a las necesidades de cada cliente, brindándoles soluciones personalizadas que optimizan sus procesos y mejoran la productividad.

Si tu empresa necesita una integración que centralice tus operaciones o maximice el potencial de tus herramientas actuales, podemos ayudarte a potenciar tus resultados.