Integración de WhatsApp a HubSpot: caso de éxito

En Ploy, nos especializamos en crear soluciones tecnológicas que integran y optimizan las herramientas que las empresas ya utilizan, impulsando su eficiencia y productividad.

Nos enfocamos en desarrollar innovaciones que realmente impacten en el día a día de nuestros clientes, permitiéndoles centrarse en lo que mejor hacen.

Recientemente, hemos trabajado en una integración avanzada de WhatsApp con HubSpot, diseñada para mejorar significativamente la experiencia de usuario y optimizar la gestión de comunicaciones de la empresa Imfrisa.

Acerca de Imfrisa

Imfrisa es una empresa líder en Ecuador en el mercado de autopartes y repuestos automotrices. La marca ofrece una amplia gama de productos de alta calidad, incluyendo embragues, pastillas de freno, amortiguadores y rodamientos, entre otros. 

Con una sólida reputación en el sector, busca mejorar el rendimiento y la seguridad de los vehículos de nuestros clientes, brindando soluciones eficientes y confiables.

Desafíos y objetivos

Imfrisa enfrentaba el desafío de gestionar eficazmente la comunicación con sus clientes a través de la integración de WhatsApp con HubSpot, un canal crucial en su estrategia de servicio al cliente. 

Ahora bien, ¿qué son las integraciones? Son las conexiones entre el software de una empresa con aplicaciones externas, es decir, de terceros, para que puedan compartir información entre ellas.

Nuestro objetivo era claro: centralizar todas las interacciones de WhatsApp en HubSpot, permitiendo a los vendedores gestionar todos los canales de comunicación desde una sola plataforma. Esta integración y omnicanalidad no sólo facilitaría la gestión, sino que también mejoraría la eficiencia operativa al evitar la pérdida de contactos y garantizar una respuesta rápida y automatizada.

Uno de los principales problemas con la aplicación estándar de WhatsApp para HubSpot es la limitación de la primera interacción a una ventana de 24 horas. Si un mensaje no se respondía dentro de ese plazo y el contacto no se guardaba manualmente, se perdía la capacidad de respuesta hasta que el cliente volviera a escribir. Sumado a ello, la falta de recursos humanos para gestionar manualmente cada contacto resultaba en la pérdida de oportunidades de negocio.

Otra de las limitaciones de la integración nativa es que no permite mensajes automatizados, tipo bot. 

Nuestra solución

Desarrollamos una solución que supera estas limitaciones y mejora significativamente las funcionalidades existentes. Con nuestra integración, cada vez que Imfrisa recibe un mensaje en WhatsApp, se crea automáticamente un nuevo contacto en HubSpot, garantizando que ninguna interacción se pierda. 

Este contacto se asocia inmediatamente con la conversación correspondiente, asegurando que toda la información relevante se encuentre disponible en el panel de actividades HubSpot.

Además, implementamos respuestas automáticas que se activan tan pronto como el cliente envía un mensaje, asegurando que siempre reciba una respuesta rápida, ya sea dentro o fuera del horario laboral. La lógica del horario permite que las respuestas varíen según el momento del día, ofreciendo una experiencia más personalizada y profesional.

Incorporamos también la capacidad de nutrir los leads mediante plantillas de WhatsApp, permitiendo un seguimiento eficaz y manteniendo a los clientes informados y comprometidos con contenido relevante. 

La integración nativa de WhatsApp con HubSpot:

• Permite conectar con clientes a través de WhatsApp mediante mensajes de texto, imágenes o videos, de forma directa desde la bandeja de entrada de HubSpot. 

• Ofrece un registro detallado de todas las interacciones con cada cliente.

• Automatiza y personaliza mensajes de nutrición a través de plantillas y workflows cuando el contacto ha sido creado.

La aplicación desarrollada por nosotros, suma a la integración nativa:

• La creación automática de nuevo contacto.

• La asociación directa de contacto con la conversación correspondiente en el panel de actividades de Contactos.

• La implementación de respuestas automáticas, respondiendo personalizadamente dependiendo del horario en que se recibe el mensaje.

• La nutrición de leads a partir de plantillas.

• Notificaciones con resolución de cada conversación.

• La creación de paneles de informes.

Los resultados obtenidos

Gracias al trabajo de nuestro equipo, Imfrisa ha logrado centralizar y optimizar su gestión de comunicaciones, mejorando tanto la eficiencia operativa como la experiencia del cliente. 

La automatización de la creación de contactos y las respuestas rápidas han permitido a Imfrisa mantener interacciones fluidas con sus clientes, evitando la pérdida de oportunidades de negocio. Esta solución no solo ha fortalecido la relación con sus clientes, sino que también ha consolidado su posición como líder en el mercado automotriz ecuatoriano.

En Ploy, estamos orgullosos de haber ayudado a Imfrisa a superar sus desafíos y a mejorar su estrategia de comunicación. 

Nuestro trabajo ya cuenta con una lista de casos de éxito con integraciones en HubSpot: Equifax, procesadores de pago y SAP, son algunas de ellas.

Si te encuentras buscando una solución personalizada para tu empresa, que te ayude a optimizar todos tus procesos y a mejorar la satisfacción de tus clientes, estamos aquí para ayudarte. ¡Contáctanos para descubrir cómo podemos hacer la diferencia!